Politique de confidentialité et de cookies

Dernière mise à jour : 12 août 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment V.S. Technika Próżniowa Sp. z o.o. traite les données personnelles dans le cadre de l’utilisation du site Internet et de la boutique en ligne VacuSystem.pl, de la correspondance commerciale, de la passation et de l’exécution des commandes, de la gestion des comptes clients, des paiements, des livraisons, de la facturation, du traitement des réclamations, des demandes au titre de la garantie et des retours, ainsi que de la garantie de la sécurité et de l’analyse du fonctionnement du site Internet.

Cette Politique de confidentialité contient également des informations sur les cookies et les technologies similaires utilisés sur le site Internet.

1. Responsable du traitement et coordonnées

Le responsable du traitement des données personnelles est :

V.S. Technika Próżniowa Sp. z o.o., dont le siège social est situé à Varsovie, Al. Solidarności 117/207, 00-140 Varsovie, Pologne, immatriculée au Registre des entrepreneurs du Registre judiciaire national (KRS) tenu par le Tribunal de district de la capitale Varsovie, 13e chambre commerciale du Registre judiciaire national, sous le numéro KRS : 0000982515, NIP (numéro d’identification fiscale) : 5273011353, capital social : 5 000,00 PLN.

Coordonnées pour les questions relatives aux données personnelles :

  • e-mail : [email protected];
  • adresse postale : V.S. Technika Próżniowa Sp. z o.o., Al. Solidarności 117/207, 00-140 Varsovie, Pologne.

Dans la présente Politique de confidentialité, V.S. Technika Próżniowa Sp. z o.o. est désignée sous les termes « Responsable du traitement », « Vendeur », « VacuSystem » ou « nous ».

2. Champ d’application de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique à toutes les versions linguistiques du site web VacuSystem.pl.

La boutique en ligne est destinée exclusivement aux clients professionnels effectuant des achats dans le cadre de leurs activités professionnelles ou commerciales. Toutefois, les lois sur la protection des données à caractère personnel protègent les données des personnes physiques.

La présente politique de confidentialité s’applique donc en particulier aux :

  • entrepreneurs individuels ;
  • membres d’organes sociaux, actionnaires, mandataires et représentants des clients et partenaires commerciaux ;
  • employés, prestataires et autres personnes de contact ;
  • personnes passant commande ou utilisant un compte client pour le compte d’une entreprise ;
  • destinataires d’expéditions et personnes autorisées à les réceptionner ;
  • personnes nous contactant par e-mail, par téléphone ou via d’autres canaux de communication disponibles ;
  • utilisateurs visitant le site web.

3. Données à caractère personnel que nous traitons

Selon l’utilisation faite du site web, nous pouvons traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

  • nom et prénom ;
  • raison sociale, intitulé du poste, fonction et informations sur l’organisation représentée ;
  • adresse du siège social, adresse de correspondance, adresse de livraison et adresse de facturation ;
  • adresse e-mail et numéro de téléphone ;
  • numéro d’identification fiscale, numéro de TVA intracommunautaire, numéro EORI et autres informations fiscales, douanières ou de facturation ;
  • coordonnées des destinataires d’expéditions et des personnes autorisées à communiquer avec nous ou à réceptionner des livraisons ;
  • informations relatives aux commandes, produits, paiements, factures, livraisons, comptes clients, réclamations, garanties et retours ;
  • contenu de la correspondance, des demandes et des rapports, y compris les documents soumis, photographies, enregistrements, résultats de mesures et informations techniques ;
  • informations concernant les consentements donnés ou retirés et les paramètres de confidentialité sélectionnés ;
  • informations techniques liées à l’utilisation du site web, notamment l’adresse IP, les identifiants en ligne, les identifiants de cookies, les informations sur l’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, les paramètres de langue, la date et l’heure de la visite, les pages consultées, la source de la visite, le site web référent, les paramètres UTM, les événements sur le site web et le contenu du panier d’achat ;
  • informations sur le pays approximatif, déterminées à partir de l’adresse IP lorsque cela est nécessaire pour fournir la version linguistique, la devise ou les informations sur la disponibilité des produits appropriées, ou pour traiter une commande ;
  • informations obtenues auprès de registres publics, de sites web d’entreprises, dans le cadre de correspondances commerciales et d’autres sources légalement accessibles.

Nous ne demandons pas aux utilisateurs de fournir des catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des données relatives à la santé, à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, aux données génétiques ou aux données biométriques.

Veuillez ne pas inclure de telles informations dans les correspondances ou les documents soumis dans le cadre d’une commande.

4. Sources des données à caractère personnel

Nous obtenons des données à caractère personnel :

  • directement auprès de la personne concernée, notamment lors de la passation d’une commande, de la création d’un compte client, d’échanges de correspondance, d’un paiement, du dépôt d’une réclamation, de la mise en œuvre d’une garantie ou de l’organisation d’un retour ;
  • auprès d’un client, d’un partenaire commercial, d’un employeur, d’un mandant, d’un employé ou d’un représentant qui désigne une personne spécifique comme interlocuteur, destinataire d’une expédition, représentant autorisé ou personne chargée du traitement d’une commande ;
  • auprès de prestataires de services de paiement, de banques, de transporteurs et d’autres entités participant au traitement d’une transaction ;
  • automatiquement lors de l’utilisation du site web, par le biais de journaux de serveur, de cookies et de technologies similaires ;
  • à partir de registres publics, notamment le Registre national des tribunaux polonais (KRS), le Registre central et l’information sur l’activité économique (CEIDG), le registre polonais des assujettis à la TVA et le système VIES, ainsi que des sites web d’entreprises, de la correspondance commerciale et d’autres sources légalement accessibles.

Lorsque nous recevons d’une tierce personne les coordonnées d’une personne agissant pour le compte d’un client ou d’un partenaire commercial, nous traitons ces données principalement afin de communiquer avec cette personne, de maintenir la relation commerciale et d’exécuter le contrat conclu avec l’organisation représentée.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, à savoir notre intérêt légitime et celui de l’organisation représentée à mener des communications commerciales et à assurer le suivi de la relation commerciale.

5.1. Fonctionnement du site web, journaux de serveur et sécurité

Lors de la consultation du site web, des informations techniques peuvent être enregistrées automatiquement, notamment l’adresse IP, la date et l’heure de la demande, l’adresse de la ressource demandée, le volume de données transférées, le navigateur, le système d’exploitation, l’appareil, le fournisseur d’accès à Internet et le site web référent.

Nous traitons ces informations aux fins suivantes :

  • affichage et garantie du bon fonctionnement du site web ;
  • maintien de la stabilité et des performances du site web ;
  • garantie de la sécurité ;
  • détection d’erreurs, d’usages abusifs, de requêtes automatisées et de tentatives d’accès non autorisé ;
  • effectuer des diagnostics techniques et déterminer les causes d’incidents.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à exploiter un site web sécurisé, efficace et fonctionnant correctement.

Les journaux de serveur sont généralement supprimés ou anonymisés dans un délai de sept jours, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour enquêter sur un incident, garantir la sécurité ou constater, exercer ou défendre des droits en justice.

5.2. Demandes de renseignements, correspondance et établissement de devis

Nous traitons les données fournies par e-mail, par téléphone ou par tout autre moyen de correspondance afin de :

  • répondre à une demande de renseignements ;
  • établir un devis ;
  • procéder aux dispositions techniques ou commerciales ;
  • prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat.

Lorsqu’une personne nous contacte en son nom propre en tant que chef d’entreprise, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Lorsqu’une personne agit pour le compte d’une entreprise ou d’une autre organisation, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Nous conservons les informations aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande et assurer la correspondance, puis jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable aux réclamations, ou pour une durée plus courte si une conservation ultérieure n’est plus nécessaire.

5.3. Compte client et services fournis par voie électronique

La création d’un compte client n’est pas requise pour initier et finaliser le processus de première commande. Lorsque cette fonctionnalité est disponible, un compte peut être créé vers la fin du processus d’achat. Un client disposant déjà d’un compte peut se connecter lors d’achats ultérieurs.

Nous traitons les données relatives au compte aux fins suivantes :

  • création et gestion du compte client ;
  • authentification de l’utilisateur ;
  • mémorisation des coordonnées et des adresses du client ;
  • accès aux informations relatives aux commandes ;
  • mise à disposition de fonctionnalités réservées aux utilisateurs connectés ;
  • garantir la sécurité du compte.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, dans la mesure où le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat relatif à la tenue du compte et à la fourniture de services électroniques.

Lorsqu’un compte est utilisé par une personne agissant pour le compte d’une entreprise, le traitement peut également être fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Les données du compte client sont traitées jusqu’à la suppression du compte ou la résiliation du service.

La suppression d’un compte client n’entraîne pas la suppression des informations relatives aux commandes, paiements, factures, réclamations, garanties, retours ou documents que nous sommes tenus de conserver en vertu de la loi ou pour la défense de droits en justice.

5.4. Passation et exécution de commandes et conclusion de contrats de vente

Nous traitons des données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • réception et vérification d’une commande ;
  • vérification des informations relatives au client et des données fiscales ;
  • vérification de la possibilité d’exécuter la commande ;
  • acceptation de la commande en vue de son exécution et conclusion du contrat de vente ;
  • préparation ou fabrication des produits commandés ;
  • communication concernant la commande ;
  • traitement du paiement, de la livraison et du service après-vente.

Lorsque le client est une personne physique exerçant une activité professionnelle, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Lorsqu’une personne agit pour le compte d’une entreprise ou d’une autre organisation, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à conclure et à exécuter un contrat avec l’organisation représentée.

Les données sont traitées pendant la durée de l’exécution de la commande et du contrat de vente, puis pendant les périodes découlant des dispositions légales en matière fiscale, comptable, de garantie et de prescription.

5.5. Paiements

Nous transmettons les informations nécessaires au traitement et au règlement d’un paiement au prestataire de services de paiement ou à la banque choisi(e).

Les modes de paiement disponibles peuvent inclure :

  • le virement bancaire traditionnel ;
  • le paiement BLIK via Paynow ;
  • Virement instantané via le service « Pay-By-Link » de Paynow.

Le service de paiement Paynow est exploité par mBank S.A. Paynow peut recevoir, notamment, l’identifiant de la commande, le montant, la devise, les coordonnées du payeur ainsi que d’autres informations nécessaires au traitement et au règlement de la transaction.

mBank S.A. traite les données personnelles relatives à ses services de paiement en tant que responsable de traitement indépendant, conformément à ses obligations légales, à ses conditions générales et à sa politique de confidentialité.

La base juridique du traitement des informations relatives au paiement est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Lorsque le traitement est nécessaire pour se conformer à des obligations comptables et fiscales, la base juridique est également l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.

Nous ne recevons pas les identifiants de connexion aux services bancaires en ligne. Les données d’authentification du paiement sont traitées au sein des systèmes de la banque ou du prestataire de services de paiement.

Les informations concernant le traitement des données personnelles par mBank S.A. sont disponibles dans la politique de confidentialité de mBank.

5.6. Livraison, transport et dédouanement

Nous transmettons les coordonnées du destinataire, l’adresse de livraison, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail et les informations nécessaires à la gestion de l’expédition au transporteur, au transitaire, au prestataire logistique, à l’agence en douane ou à toute autre entité impliquée dans la livraison.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de vente, et l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD en ce qui concerne les personnes agissant pour le compte du client.

Pour les livraisons internationales, le traitement peut également reposer sur l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD lorsque la transmission d’informations ou de documents est requise par la législation relative aux douanes, à la fiscalité, aux exportations ou aux sanctions.

5.7. Factures, comptabilité, fiscalité et KSeF

Nous traitons les données de l’acheteur et des personnes autorisées aux fins suivantes :

  • émission, envoi, mise à disposition, conservation et rectification des factures ;
  • tenue de la comptabilité ;
  • tenue de la documentation fiscale ;
  • respect des obligations relatives au système national polonais de facturation électronique (KSeF).

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD, en lien avec la législation fiscale, la législation comptable polonaise et les réglementations concernant le KSeF.

Les documents fiscaux et comptables sont conservés pendant la durée requise par les dispositions légales applicables.

Les factures structurées sont conservées dans le KSeF pendant dix ans, ce délai courant à partir de la fin de l’année au cours de laquelle la facture a été émise. Les données peuvent être conservées plus longtemps si cela est nécessaire dans le cadre d’un audit, d’une procédure ou d’une action en justice.

5.8. Réclamations, garanties, dommages liés au transport et retours volontaires B2B

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • réception, vérification et traitement des réclamations ;
  • exécution des obligations au titre de la garantie ;
  • détermination de la responsabilité en cas de dommages liés au transport ;
  • contact avec le transporteur ;
  • organisation et règlement des retours volontaires B2B.

La base juridique est :

  • l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de vente ou d’une garantie applicable ;
  • l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD, lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ;
  • l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, lorsque le traitement est nécessaire pour établir les faits, prévenir les abus ou constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Les informations sont conservées pendant la durée du dossier, de la période de garantie ou de responsabilité concernée, puis jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable aux réclamations.

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel pour :

  • vérifier l’exactitude d’une commande ou d’un paiement ;
  • protéger les comptes clients ;
  • prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés ;
  • tenir un registre des incidents ;
  • constater, exercer ou défendre des droits en justice.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à protéger nos actifs, nos systèmes informatiques, nos transactions, nos droits ainsi que les droits d’autres utilisateurs.

Les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre ces finalités et jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable aux réclamations.

5.10. Détermination de la source d’une commande

Au cours de la session en cours, le site web peut enregistrer des informations permettant de déterminer comment l’utilisateur a accédé à la boutique en ligne et quelle est la source de la commande.

Ces informations peuvent inclure :

  • l’adresse du site web référent ;
  • les paramètres UTM ;
  • la source, le support et le nom de la campagne ;
  • la page d’atterrissage ;
  • le type d’appareil ;
  • le nombre de pages vues au cours de la session.

Ces informations sont stockées temporairement dans les cookies WooCommerce.

Lorsqu’un utilisateur passe une commande, les informations pertinentes concernant la source de la commande peuvent être enregistrées en tant que métadonnées de la commande. Cette fonction n’est pas utilisée pour suivre les utilisateurs sur différentes sessions ni pour le reciblage publicitaire.

La base juridique du stockage ou de l’accès aux informations sur l’appareil de l’utilisateur est le consentement donné conformément à l’article 399 de la loi polonaise sur les communications électroniques.

La base juridique de l’analyse ultérieure des informations stockées avec une commande est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à évaluer l’efficacité du site web et les sources des commandes.

Les cookies utilisés pour déterminer la source d’une commande expirent à la fin de la session. Le cookie sbjs_session est conservé pour une durée standard de 30 minutes.

Les informations enregistrées avec une commande finalisée sont conservées pendant la durée applicable à la documentation relative à la commande.

5.11. Analyses du site web

Après avoir obtenu le consentement de l’utilisateur, nous pouvons utiliser Google Analytics 4 pour traiter des informations techniques ainsi que des informations relatives à l’utilisation du site web.

L’objectif est de :

  • préparer des statistiques ;
  • évaluer le fonctionnement du site web ;
  • identifier les problèmes techniques ;
  • améliorer le site web et son contenu.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD et l’article 399 de la loi polonaise sur les communications électroniques.

Des informations complémentaires sont fournies dans la section relative à Google Analytics 4.

5.12. Traitement automatisé des appels téléphoniques et des messages post-appel

Les appels passés au numéro de téléphone général de VacuSystem peuvent être pris en charge par un assistant téléphonique automatisé utilisant l’intelligence artificielle. Au début de l’appel, l’appelant est informé qu’il interagit avec un assistant automatisé et que le contenu de la conversation est traité afin de répondre à sa demande.

Selon le déroulement de la conversation, le système peut traiter notamment :

  • le numéro de téléphone et les données techniques de connexion ;
  • le pays ou la région déterminé(e) à partir de l’indicatif téléphonique international, lorsque le numéro de l’appelant est disponible ;
  • la langue associée à l’indicatif d’appel, reconnue au cours de la conversation ou sélectionnée par l’appelant ;
  • le contenu de la conversation ainsi que toute information fournie concernant un contact, une entreprise, un produit, une commande ou un aspect technique ;
  • la transcription, la catégorie et le niveau de priorité de la demande, un résumé de la conversation ainsi que sa traduction en polonais ;
  • les informations relatives à l’envoi d’un SMS de service après-appel, y compris le numéro de téléphone du destinataire et les informations techniques de remise du message.

VacuSystem n’a pas activé la conservation d’un enregistrement audio distinct de la conversation. Le flux audio est traité pendant l’appel aux fins de reconnaissance vocale, de conduite de la conversation et d’élaboration de la transcription et du résumé. Ni VacuSystem ni Fonio n’utilisent la voix de l’appelant pour une identification biométrique, la création d’un profil vocal ou la reconnaissance de la même personne lors de conversations distinctes.

Ces informations sont traitées afin d’assurer la disponibilité téléphonique, de recevoir et de classer les demandes, de fournir des informations standard, de recueillir les détails nécessaires au traitement ultérieur et de mettre à la disposition du personnel autorisé de VacuSystem un résumé de la conversation en polonais.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD lorsque le traitement est nécessaire pour prendre des mesures à la demande d’un chef d’entreprise avant la conclusion d’un contrat ou pour exécuter un contrat, ou l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD lorsque l’appelant agit pour le compte d’une entreprise. Notre intérêt légitime consiste à traiter efficacement les demandes professionnelles, à les documenter et à les transmettre pour une prise en charge ultérieure.

Le ​​fournisseur du système et sous-traitant agissant pour notre compte est Fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Vienne, Autriche. Selon la fonctionnalité utilisée, des sous-traitants ultérieurs agréés par Fonio, fournissant des services d’hébergement, de téléphonie, de reconnaissance et de synthèse vocales, de modèles linguistiques, d’envoi d’e-mails et de SMS ainsi que de surveillance technique, peuvent participer au traitement.

Le traitement s’effectue généralement au sein de l’Espace économique européen ou sur les serveurs européens des prestataires. En cas de défaillance ou d’indisponibilité de l’infrastructure européenne, un traitement temporaire hors de l’EEE, y compris aux États-Unis, peut avoir lieu. Dans de tels cas, les garanties requises en vertu du chapitre V du RGPD sont appliquées, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.

Fonio et ses sous-traitants n’utilisent pas les données d’appel pour entraîner, améliorer ou évaluer des modèles d’intelligence artificielle.

Les transcriptions sont conservées dans le système Fonio pendant une durée maximale de 90 jours après la fin de l’appel. Les journaux de dialogue et les journaux techniques sont conservés pendant une durée maximale de 30 jours, et les métadonnées relatives à la téléphonie et aux messages pendant une durée maximale de six mois. Lorsqu’un résumé, une transcription ou des informations recueillies font partie d’une correspondance commerciale, d’une commande, d’une réclamation, d’un dossier de garantie ou d’une documentation relative à une action en justice, les copies conservées par VacuSystem sont soumises aux délais de conservation spécifiés pour la finalité concernée ailleurs dans la présente politique de confidentialité.

Après l’appel, l’appelant peut recevoir un SMS de service automatisé le remerciant de nous avoir contactés et lui fournissant des informations relatives au traitement de sa demande. Ce message est strictement lié au service et ne contient ni publicité ni contenu de marketing direct. Le numéro de téléphone est traité à cette fin sur la base de l’article 6(1)(b) ou de l’article 6(1)(f) du RGPD, selon l’objet de l’appel.

Si l’appelant s’oppose, au cours de la conversation, au traitement automatisé, à la transcription ou à l’envoi d’un message après l’appel, l’assistant cesse de recueillir des informations supplémentaires, la transcription en cours est supprimée du système de l’assistant et les actions post-appel – y compris la préparation du résumé, l’extraction de données et l’envoi du SMS – ne sont pas effectuées. La demande peut alors être envoyée par e-mail à [email protected].

L’assistant automatisé ne prend pas de décisions concernant les appelants qui produisent des effets juridiques ou les affectent de manière significative. Les transcriptions, classifications et résumés sont utilisés uniquement pour faciliter la prise en charge ultérieure par VacuSystem.

6. Destinataires des données personnelles

Les données à caractère personnel peuvent être communiquées, uniquement dans la mesure nécessaire à la finalité concernée, aux catégories de destinataires suivantes :

  • prestataires de services d’hébergement, de serveurs, de messagerie électronique, de bases de données, de sauvegardes, de systèmes de boutique en ligne et de support informatique ;
  • Fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Vienne, Autriche, ainsi que ses sous-traitants agréés fournissant des services d’hébergement, de téléphonie, de reconnaissance vocale, de synthèse vocale, de modèles linguistiques, de messagerie électronique, d’envoi de SMS et de surveillance technique, dans le cadre du traitement automatisé, de la transcription et de la synthèse d’appels téléphoniques ainsi que de l’envoi de messages de service après-appel ;
  • prestataires de services CDN, de protection en matière de cybersécurité et d’analyse des performances, notamment Cloudflare ;
  • Google, dans le cadre de l’utilisation de Google Analytics 4, de reCAPTCHA et de ressources techniques externes ;
  • mBank S.A. en tant qu’opérateur de Paynow, ainsi que les banques et autres institutions participant au traitement des paiements ;
  • transporteurs, transitaires, prestataires logistiques, agences en douane et autres entités participant à la livraison ;
  • prestataires de systèmes comptables, cabinets comptables, conseillers fiscaux, auditeurs, avocats et autres conseillers professionnels ;
  • prestataires de bibliothèques externes, de polices d’écriture et de ressources techniques utilisées pour l’affichage du site web ;
  • autorités publiques compétentes, tribunaux, autorités fiscales et douanières, forces de l’ordre et autorités de contrôle lorsque la communication des données est requise par la loi ;
  • le système national polonais de facturation électronique (KSeF) et les entités autorisées à traiter les factures et les droits d’accès au KSeF ;
  • d’autres entités lorsque la communication des données est nécessaire pour exécuter un contrat de vente, répondre à la demande d’une personne concernée ou protéger nos droits.

Les prestataires de services traitant des données à caractère personnel pour notre compte agissent en vertu d’accords appropriés et conformément à nos instructions documentées, sauf lorsqu’ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants dans le cadre concerné.

7. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains fournisseurs de technologies, notamment Google, Cloudflare, les fournisseurs de bibliothèques techniques externes et les exploitants de plateformes de réseaux sociaux, peuvent traiter des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen, y compris aux États-Unis.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées hors de l’EEE, un mécanisme approprié prévu au chapitre V du RGPD est utilisé, notamment :

  • une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne, y compris le Cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) concernant les organisations participantes ;
  • des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
  • un autre mécanisme de transfert ou une dérogation prévue par le RGPD.

Des informations sur les garanties appliquées à un transfert spécifique peuvent être obtenues en nous contactant à l’adresse [email protected].

8. Prise de décision automatisée et profilage

Nous ne prenons pas de décisions concernant des personnes physiques fondées exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques à leur égard ou les affectant de manière significative, au sens de l’article 22 du RGPD.

Les informations obtenues via Google Analytics 4 ainsi que les informations relatives à la source d’une commande sont utilisées à des fins statistiques et d’analyse du fonctionnement du site web.

Nous n’utilisons pas ces informations pour prendre des décisions automatisées concernant les utilisateurs ni pour effectuer du remarketing via le site web VacuSystem.pl.

9. Cookies et technologies similaires

9.1. Que sont les cookies ?

Les cookies sont de petits fichiers ou éléments d’information stockés sur l’appareil de l’utilisateur, ou auxquels on accède depuis celui-ci, lors de l’utilisation du site web.

Les technologies similaires peuvent inclure le stockage local du navigateur, les pixels, les balises, les identifiants en ligne et d’autres mécanismes permettant de stocker des informations ou d’y accéder.

Les cookies peuvent être :

  • des cookies de session – supprimés à la fin de la session ou lors de la fermeture du navigateur ;
  • cookies persistants – conservés jusqu’à l’expiration d’une période définie, le retrait du consentement ou leur suppression par l’utilisateur ;
  • cookies propriétaires (first-party cookies) – déposés sur le domaine VacuSystem.pl ;
  • cookies tiers (third-party cookies) – associés à des services fournis par d’autres organisations.

9.2. Cookies strictement nécessaires

Les cookies strictement nécessaires sont utilisés pour garantir le bon fonctionnement et la sécurité du site web et de la boutique en ligne, notamment pour :

  • la gestion du panier d’achat et du processus de commande ;
  • maintenir la session client ;
  • connecter et protéger le compte client ;
  • mémoriser la langue et la devise sélectionnées ;
  • mémoriser les paramètres de confidentialité ;
  • protéger les formulaires et limiter les utilisations abusives ;
  • garantir la stabilité et la sécurité du site web.

Les cookies nécessaires à la transmission de communications, à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur ou au fonctionnement des fonctions essentielles du site web peuvent être utilisés sans consentement supplémentaire, dans la mesure permise par l’article 399, paragraphe 3, de la loi polonaise sur les communications électroniques.

Lorsque les informations obtenues via ces cookies constituent des données à caractère personnel, la base juridique du traitement est l’article 6, paragraphe 1, point b) ou f), du RGPD, selon la finalité concernée.

9.3. Cookies d’analyse

Les cookies d’analyse nous aident à déterminer :

  • comment les utilisateurs interagissent avec le site web ;
  • quelles pages sont visitées ;
  • comment les utilisateurs ont accédé à la boutique en ligne ;
  • si des problèmes techniques surviennent.

Les cookies d’analyse qui ne sont pas nécessaires pour passer ou exécuter une commande sont utilisés sur la base du consentement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD et à l’article 399 de la loi polonaise sur les communications électroniques.

Le refus des cookies d’analyse n’empêche pas l’utilisateur d’effectuer un achat ou d’utiliser les fonctions essentielles du site web.

9.4. Cookies utilisés par le site web

Selon les fonctions utilisées, le site web peut utiliser les cookies suivants :

Cookie de paramètres de confidentialité

  • moove_gdpr_popup – enregistre les préférences de l’utilisateur en matière de cookies ; durée de conservation : 365 jours.

Cookies WooCommerce

  • woocommerce_cart_hash – permet au site web de détecter les modifications apportées au contenu du panier ; durée de conservation : session ;
  • woocommerce_items_in_cart – stocke des informations indiquant si des produits sont présents dans le panier ; durée de conservation : session ;
  • wp_woocommerce_session_* – contient un identifiant aléatoire permettant de localiser les données du panier dans la base de données de la boutique en ligne ; durée de conservation : généralement deux jours ;
  • woocommerce_recently_viewed – prend en charge la fonctionnalité des produits récemment consultés, lorsque celle-ci est utilisée ; durée de conservation : session.

Cookies de langue et de paramètres du site web

Le site web peut utiliser des cookies propriétaires WordPress, WooCommerce et WPML pour mémoriser la version linguistique sélectionnée, la devise et d’autres paramètres choisis par l’utilisateur.

Ces cookies sont conservés pendant la durée de la session ou pour la période définie par la configuration de la fonctionnalité concernée.

Cookies relatifs à la source de la commande

  • sbjs_session – stocke le nombre de pages vues au cours de la session ainsi que le parcours de navigation actuel ; durée de conservation : généralement 30 minutes ;
  • sbjs_udata, sbjs_first, sbjs_current, sbjs_first_add, sbjs_current_add et sbjs_migrations – stockent des informations sur la source de la visite, la page d’atterrissage, l’appareil et la session en cours ; durée de conservation : session.

Cookies Google Analytics 4

  • _ga – utilisé pour distinguer les utilisateurs de manière pseudonyme ; durée de conservation : généralement jusqu’à deux ans ;
  • _ga_* – utilisé pour maintenir l’état de la session pour le flux de données Google Analytics 4 concerné ; durée de conservation : généralement jusqu’à deux ans.

Les cookies Google Analytics 4 ne sont stockés qu’une fois que l’utilisateur a donné son consentement aux cookies d’analyse.

Cookies et technologies associés à reCAPTCHA

Lorsque le formulaire de commande est utilisé, Google reCAPTCHA peut recourir à ses propres mécanismes de stockage ou d’accès aux informations, lorsque cela est nécessaire pour déterminer si le formulaire est utilisé par un être humain et pour protéger le formulaire contre toute utilisation abusive.

La durée de conservation dépend du type de mécanisme utilisé et des paramètres de Google.

Les utilisateurs peuvent accepter ou refuser les cookies d’analyse et modifier leur choix via le panneau de configuration des cookies disponible sur le site web.

Le consentement peut être retiré à tout moment. Ce retrait prend effet pour l’avenir et n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait du consentement.

Les cookies peuvent également être supprimés ou bloqués via les paramètres du navigateur.

Le blocage de tous les cookies, y compris les cookies strictement nécessaires, peut entraîner un dysfonctionnement du panier d’achat, de l’espace client, des paramètres de langue et de devise ou du processus de commande.

10. Google Analytics 4

Après avoir obtenu le consentement de l’utilisateur, nous utilisons Google Analytics 4, un service d’analyse fourni par Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande.

L’identifiant de mesure utilisé sur le site web est G-R9WENJ432H.

Google Analytics 4 peut traiter, notamment :

  • les identifiants en ligne et les identifiants de cookies ;
  • l’adresse IP, bien que Google indique que les adresses IP ne sont ni enregistrées ni stockées en intégralité dans Google Analytics 4 ;
  • les informations relatives à l’appareil, au système d’exploitation et au navigateur ;
  • la localisation approximative ;
  • la source de la visite et le site web référent ;
  • les pages consultées et les événements sur le site web ;
  • la durée de la visite et les interactions avec les fonctionnalités du site web.

Ces informations sont utilisées pour établir des statistiques, évaluer le fonctionnement du site web, identifier des problèmes et améliorer le site web ainsi que son contenu.

Nous n’utilisons pas Google Analytics 4 à des fins de remarketing ou de prise de décision automatisée concernant les utilisateurs.

La base juridique est le consentement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD et à l’article 399 de la loi polonaise sur les communications électroniques.

Les données au niveau de l’utilisateur et de l’événement sont conservées dans Google Analytics 4 pour la durée sélectionnée dans la configuration du service, sans toutefois dépasser 14 mois, à moins qu’elles ne soient supprimées plus tôt ou converties en données agrégées.

Les cookies de Google Analytics 4 peuvent généralement être conservés jusqu’à deux ans, sauf si l’utilisateur retire son consentement plus tôt ou les supprime via les paramètres de son navigateur.

Des informations concernant le traitement des données à caractère personnel par Google sont disponibles dans la Politique de confidentialité de Google.

Google peut traiter des données à caractère personnel en dehors de l’EEE en utilisant un mécanisme de transfert juridique approprié, notamment le Cadre de protection des données UE-États-Unis pour les organisations participantes ou les clauses contractuelles types.

11. Cloudflare

Nous utilisons les services de Cloudflare aux fins suivantes :

  • diffusion de contenu via un réseau de diffusion de contenu (CDN) ;
  • protection du site web contre les attaques et les utilisations abusives ;
  • filtrage du trafic potentiellement dangereux ;
  • garantie de la stabilité, de la disponibilité et des performances du site web ;
  • mesure des performances techniques du site web via Cloudflare Web Analytics.

Cloudflare peut traiter des informations techniques de connexion, notamment l’adresse IP, la date et l’heure d’une requête, les informations sur l’appareil et le navigateur, l’adresse demandée, les données de diagnostic et les informations relatives aux événements de sécurité.

Cloudflare Web Analytics utilise un script de mesure technique pour collecter des informations sur les performances du site web et des paramètres d’utilisation de base du site.

Selon Cloudflare, ce service ne stocke pas de cookies, n’utilise pas le stockage local du navigateur et ne crée pas de profils d’utilisateurs.

L’adresse IP d’origine est reçue dans le cadre d’une connexion Internet ordinaire. Cloudflare précise toutefois que l’adresse IP n’est pas stockée dans les principales bases de données et les journaux de Cloudflare Web Analytics.

La base juridique du traitement des informations liées à la sécurité, aux services CDN et à la mesure des performances techniques est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à protéger le site web, à garantir sa disponibilité et à améliorer son fonctionnement.

Cloudflare peut traiter des données à caractère personnel en dehors de l’EEE en utilisant les mécanismes prévus par le RGPD, notamment le Cadre de protection des données UE-États-Unis pour les organisations participantes ou les clauses contractuelles types.

De plus amples informations sont disponibles dans la Politique de confidentialité de Cloudflare.

12. Google reCAPTCHA

Nous utilisons Google reCAPTCHA dans le formulaire de commande afin de protéger la boutique en ligne, les formulaires et les utilisateurs contre le spam, les requêtes automatisées, les utilisations abusives et les tentatives de fraude.

reCAPTCHA peut analyser, notamment :

  • l’adresse IP ;
  • des informations concernant l’appareil, le système d’exploitation et le navigateur ;
  • la date et l’heure de la visite ;
  • l’adresse de la page sur laquelle le mécanisme de sécurité est utilisé ;
  • des informations techniques ainsi que la manière d’interagir avec le formulaire ;
  • une évaluation indiquant si une action a probablement été effectuée par un humain ou par un programme automatisé.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à protéger le site web, le processus de commande et les utilisateurs contre toute utilisation abusive.

Lorsque reCAPTCHA nécessite le stockage d’informations sur l’appareil de l’utilisateur ou l’accès à celui-ci, nous l’utilisons comme un mécanisme nécessaire pour protéger le formulaire et fournir le service en toute sécurité, dans la mesure autorisée par l’article 399, paragraphe 3, de la loi polonaise sur les communications électroniques.

Google traite les informations associées à reCAPTCHA conformément aux conditions de ce service et aux règles de confidentialité applicables.

13. Ressources techniques externes

Afin de garantir l’affichage et le fonctionnement corrects du site web, des ressources techniques peuvent être téléchargées depuis des serveurs exploités par des prestataires externes, notamment :

  • Google Fonts ;
  • la bibliothèque d’icônes Font Awesome ;
  • des bibliothèques techniques fournies via cdnjs et Cloudflare ;
  • des éléments graphiques du service de paiement Paynow, affichés lors de la sélection d’un mode de paiement.

Lors du téléchargement d’une telle ressource, le prestataire reçoit au minimum l’adresse IP ainsi que des informations techniques de connexion standard, telles que les informations relatives au navigateur et à l’appareil, la date et l’heure de la demande et l’adresse du fichier demandé.

La base juridique de notre traitement est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à garantir l’apparence, la compatibilité, la fonctionnalité et les performances correctes du site web.

Le site web contient des liens simples vers les profils de VacuSystem sur Facebook, Instagram, YouTube et Pinterest.

Le ​​simple affichage d’un tel lien ne doit pas entraîner automatiquement l’établissement d’une connexion avec l’opérateur de la plateforme concernée.

Après avoir cliqué sur un lien, l’utilisateur est redirigé vers un site web externe. L’opérateur de ce site web traite les données à caractère personnel conformément à sa propre politique de confidentialité.

Lorsqu’un utilisateur consulte un profil VacuSystem, s’y abonne, réagit à du contenu, publie un commentaire, envoie un message ou nous contacte par tout autre moyen via une plateforme de réseau social, nous sommes susceptibles de traiter :

  • le nom de profil de l’utilisateur ;
  • les informations de profil accessibles au public ;
  • le contenu des activités et des échanges ;
  • les statistiques mises à disposition par l’opérateur de la plateforme.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à gérer nos profils, à communiquer avec les utilisateurs, à nouer des relations commerciales, à présenter notre offre et à analyser l’activité de l’audience.

Pour les statistiques de page fournies via les services de Meta, nous pouvons agir en tant que responsables conjoints du traitement avec Meta Platforms Ireland Limited, dans le cadre défini par ladite plateforme.

15. Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, les personnes concernées disposent des droits suivants :

  • le droit d’accéder aux données à caractère personnel et d’en obtenir une copie en vertu de l’article 15 du RGPD ;
  • le droit de faire rectifier des données inexactes et de compléter des données incomplètes en vertu de l’article 16 du RGPD ;
  • le droit de demander l’effacement des données à caractère personnel en vertu de l’article 17 du RGPD ;
  • le droit de demander la limitation du traitement en vertu de l’article 18 du RGPD ;
  • le droit à la portabilité des données lorsque celles-ci sont traitées de manière automatisée sur la base du consentement ou d’un contrat, en vertu de l’article 20 du RGPD ;
  • le droit de s’opposer au traitement fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, en vertu de l’article 21 du RGPD ;
  • le droit de retirer son consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

L’autorité de contrôle polonaise compétente pour le responsable du traitement est :

Président de l’Office de protection des données à caractère personnel
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Varsovie
Pologne

Des informations complémentaires sont disponibles sur le site Internet de l’Office polonais de protection des données à caractère personnel.

Une réclamation peut également être déposée auprès de l’autorité de contrôle compétente dans l’État membre de l’UE où la personne concernée a sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu de la violation alléguée.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected] ou par écrit à l’adresse postale du responsable du traitement.

Nous pouvons demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne effectuant la demande, afin d’éviter que des données personnelles ne soient divulguées à une personne non autorisée.

15.1. Droit d’opposition

Lorsque des données personnelles sont traitées sur la base de nos intérêts légitimes, la personne concernée peut s’opposer à ce traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière.

Après réception d’une opposition, nous cesserons de traiter les données, à moins que nous ne démontrions l’existence de motifs légitimes et impérieux prévalant sur les intérêts, droits et libertés de la personne concernée, ou que le traitement ne soit nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

16. La fourniture de données personnelles est-elle obligatoire ?

La fourniture de données personnelles est facultative, mais nécessaire dans certaines situations :

  • les informations indiquées comme obligatoires lors du processus de commande sont nécessaires pour vérifier et exécuter la commande, conclure le contrat de vente, traiter le paiement, émettre une facture ou organiser la livraison ;
  • les informations requises par la législation fiscale, comptable, douanière ou relative au KSeF sont nécessaires pour se conformer aux obligations légales ;
  • les informations requises pour créer un compte client sont nécessaires pour fournir le service lié au compte ;
  • les informations nécessaires pour évaluer une réclamation, une demande au titre de la garantie ou un retour sont requises pour traiter la demande concernée ;
  • le consentement aux cookies analytiques est facultatif.

Le défaut de fourniture des informations nécessaires à une finalité donnée peut empêcher la passation ou l’exécution d’une commande, la création d’un compte, l’émission d’une facture, la réalisation d’une livraison ou le traitement d’une réclamation.

Le refus de consentir aux cookies analytiques n’affecte pas la possibilité d’effectuer un achat.

17. Sécurité des données personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à protéger les données personnelles contre la perte, la destruction, l’accès non autorisé, l’altération ou la divulgation.

Les mesures de sécurité sont choisies en tenant compte :

  • de la nature des données ;
  • de la portée et de la finalité du traitement ;
  • les risques pour les droits et libertés des personnes physiques ;
  • l’état actuel des connaissances techniques.

Les mesures utilisées peuvent inclure :

  • le chiffrement de la transmission des données ;
  • les contrôles d’accès et l’authentification ;
  • les sauvegardes ;
  • les mises à jour logicielles ;
  • la journalisation des événements ;
  • la protection du réseau ;
  • Cloudflare ;
  • reCAPTCHA ;
  • les procédures de réponse aux incidents.

Aucune méthode de transmission ou de stockage d’informations ne peut garantir une sécurité totale.

Les utilisateurs doivent également protéger leurs mots de passe, leurs appareils et leurs comptes de messagerie, et ne pas divulguer leurs informations de connexion à des personnes non autorisées.

18. Sites web externes

Le site web peut contenir des liens vers des sites web exploités par d’autres entreprises, fabricants, transporteurs, prestataires de services de paiement ou plateformes de réseaux sociaux.

Après avoir suivi un lien vers un site web externe, les données personnelles sont traitées conformément aux règles établies par l’exploitant de ce site.

Nous recommandons de consulter la politique de confidentialité de chaque site web externe visité.

19. Modifications de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour, notamment en raison de changements concernant :

  • les lois applicables ;
  • le fonctionnement de la boutique en ligne ;
  • les technologies utilisées sur le site web ;
  • les modes de paiement ou de livraison ;
  • les catégories de destinataires des données ;
  • les recommandations émises par les autorités de contrôle.

La version en vigueur est publiée sur le site web, accompagnée de la date de la dernière mise à jour.

Les modifications s’appliquent pour l’avenir et n’affectent pas la base juridique ni la licéité des traitements effectués avant leur introduction.

En cas de divergence entre les versions linguistiques de la présente Politique de confidentialité, la version polonaise prévaut dans la mesure permise par la loi.